Eine Welle geht durch die Welt und an Höhe gewonnen hat sie aufgrund der Kontakteinschränkungen während der Coronazeit. Plötzlich stellten viele Unternehmen fest: Wir sind überhaupt nicht auf kontaktlose Zusammenarbeit vorbereitet. Viele Unterlagen sind nicht digitalisiert, viele Abläufe sehen noch händisches Übergeben von Informationen vor.
Auf zur Digitalisierung. Unterlagen werden gescannt und digital archiviert. Arbeitsabläufe werden automatisiert. Läuft!
Oder doch nicht… Viel zitiert sei auch hier Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess." Natürlich macht es Sinn, Unterlagen zu scannen, damit diese künftig von jedem Ort aus zugreifbar sind. Wenn wir aber Arbeitsabläufe beleuchten und digitalisieren, dann macht es unglaublich viel Sinn, den gesamten Prozess zu hinterfragen und neu zu definieren. Wo genau beginnt der Prozess? Ich erlebe unglaublich häufig, dass im Zuge der Prozessdigitalisierung immer noch Abläufe von Menschen angestoßen oder bestätigt werden, wo überhaupt kein Eingriff nötig ist und dieser zu Fehlern führt.

Wenn schon digital, dann vernünftig. Die erste Frage muss lauten: Wo tut ein Mensch Dinge, für die er – ich drücke es extrem aus – kein Gehirn, kein Wissen, keine Erfahrung braucht? Wo tut er Dinge, die definiert sind – für die es eine klare Anweisung (= Vorentscheidung) gibt? Diese Dinge MÜSSEN zu 100 Prozent digitalisiert werden. Wenn Sie entscheiden, dass in Ihrem Kalender von Ihrer Assistentin alle freigewordenen Zeiten für Termine von Kollegen oder Kunden belegt werden dürfen, dann macht es keinen Sinn, wenn Sie Kollegen und Kunden veranlassen, bei Ihrer Assistentin anzurufen und nach einem Termin zu fragen. Sie muss nicht entscheiden, sie tippt in diesem Fall nur etwas in ihren Kalender, für das sie ihr Potential nicht braucht. So etwas muss digitalisiert werden. Der Kalender muss in diesem Fall so konfiguriert und freigegeben werden, dass Kollegen beziehungsweise Kunden nach IHREN Kriterien Termine selber eintragen können. Allein das hätte schon ein großes Einsparpotential an Ressourcen; das ist nur ein Beispiel, um zu erklären, um was es geht, wenn wir über menschliche Entscheidungen sprechen. Gleichzeitig gibt es extrem wenig Gefühl dafür, den ersten Trigger zu finden. Wo beginnt ein Prozess? Bezüglich des obigen Beispiels mit dem Kalender erlebe ich häufig, dass nach vorherrschender Meinung der Prozess beim Eintragen des Termins beginnt – daher herrscht auch unglaublicher Stolz an vielen Schreibtischen, wenn man ENDLICH seinen digitalen Kalender sauber pflegt, damit die Assistentin sofort dort eintragen kann und nicht einen Zettel mit dem Terminwunsch auf Ihren Tisch legen muss. Da ist schon etwas gewonnen, aber das ist noch kein digitaler Prozess. Ein digitaler Prozess wird es, wenn wir Automatisches automatisieren und den menschlichen Geist für dessen würdige Aufgaben einsetzen. Zudem kommt es zu Fehlern, wenn Menschen Dinge tun, für die sie nicht gebraucht werden, zum Beispiel zu Missverständnissen bezüglich Datum und Uhrzeit. Digitalisierung beginnt beim ersten Trigger. Das bedeutet, dass wir an Schnittstellen Informationen bereitstellen müssen. Wenn der Kunde eine Auftragsänderung möchte, schickt er eine Mail oder bekommt Zugriff zu seinem Auftrag und kann dort Änderungen direkt beantragen und das System informiert – ohne menschliches Zutun – alle relevanten Stellen. Wenn das gelingt und im System keine Fehler vorherrschen, wird das Ergebnis fehlerfrei sein – und es ist niemand dazwischen, der eine Informationsweitergabe vergessen kann.

Digitalisierung wird den Menschen nicht abschaffen, aber sie wird dessen Gaben da einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden: bei der vernunftbetonten Entscheidung – und die steht am Ende eines JEDEN Prozesses. Am Ende muss immer ein Mensch sein und vernunftbegabt entscheiden, ob das, was nun relevant ist, auch sinnvoll ist.
Dann haben wir gute, sinnvolle und im wahrsten Sinne des Wortes vernünftige Prozesse und Digitalisierung anwendbar umgesetzt.